Les déplacements professionnels font partie intégrante du travail des commerciaux. Cependant, ces déplacements peuvent engendrer des dépenses importantes. En effet, pendant leurs sorties, les commerciaux devront penser à leur transport, leur hébergement, leur restauration et autres. Pour gérer efficacement ces dépenses, les entreprises peuvent mettre des cartes prépayées à la disposition de leurs commerciaux. Assimilables à un chèque cadeau entreprise, les cartes prépayées offrent plusieurs avantages et peuvent être utilisées pour régler les factures. On vous en dit plus dans la suite.
Sommaire
L’utilité des cartes prépayées
La Carte prépayée entreprise est d’une grande utilité pour les commerciaux en déplacement professionnel et pour les entreprises. Elle leur permet de contrôler leurs dépenses et d’éviter les dépassements de budgets. En réalité, les entreprises peuvent définir des limites de dépenses pour chaque carte et suivre les transactions des commerciaux en temps réel. En plus de cela, la carte prépayée limite les risques de fraude en cas de perte ou de vol, car elle n’est pas liée à un compte bancaire.
Par ailleurs, grâce aux cartes prépayées, les employeurs peuvent suivre les dépenses effectuées par les commerciaux. La carte les aide à suivre les frais engagés par les commerciaux lors des déplacements professionnels. Facile à utiliser, la carte bancaire professionnelle peut être acceptée dans plusieurs commerces et distributeurs automatiques de billets.
Les cartes peuvent également contribuer à améliorer la motivation des commerciaux. En réalité, en leur donnant plus d’autonomie dans la gestion de leurs dépenses, l’entreprise donne aux commerciaux le sentiment d’être plus responsables et appréciés. En plus de cela, la carte prépayée peut simplifier le processus de remboursement des frais de déplacement. Cela peut faire gagner du temps et de l’argent aux agents. Grâce à cet avantage, les commerciaux n’ont plus besoin de conserver les reçus pour se faire rembourser. Les transactions par carte prépayée professionnelle sont automatiquement enregistrées, ce qui facilite le processus de remboursement.
Les situations dans lesquelles la carte bancaire professionnelle est utilisable
La carte prépayée peut être utilisée pour payer plusieurs services lors des déplacements professionnels. Elle peut être utilisée pour acheter les billets d’avion, de train, de bus et de taxi. Elle est aussi utile pour régler la facture des chambres d’hôtel ainsi que les autres frais d’hébergement.
Lors de leurs déplacements professionnels, les commerciaux peuvent utiliser cette solution pour payer les repas dans les restaurants. La carte prépayée entreprise peut être aussi utilisée pour payer divers frais générés par les appels téléphoniques, les photocopies et même les souvenirs.
La mise en place des cartes prépayées pour les commerciaux
Les entreprises qui souhaitent mettre une carte bancaire professionnelle à la disposition de leurs commerciaux doivent suivre plusieurs étapes. Premièrement, elles doivent choisir un fournisseur qui propose des cartes prépayées entreprises qui sont non seulement adaptées à leurs besoins, mais aussi à leur budget.
Pour bien choisir votre fournisseur, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs et notamment les frais associés aux diverses cartes (les frais d’activation, les frais de transaction et les frais de recharge). Considérez aussi les limites de dépenses, les fonctionnalités de la carte et la couverture géographique.
L’étape suivante est celle de la définition des paramètres des cartes. L’entreprise doit fixer le plafond de dépenses de la carte professionnelle. Elle doit aussi déterminer la devise et les autorisations de transaction. Dès qu’elle reçoit les cartes, elle doit les distribuer aux commerciaux et leur donner toutes les instructions relatives à leur utilisation. L’entreprise peut maintenant suivre les dépenses que les commerciaux effectuent avec la carte.
